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前  言  哇！這麼有效率
策略1  在日常事務中，辨識每個決定點
策略2  管理你的心智能量，善用好情緒和壞情緒
策略3  調整對抗分心的方法，學會放自己一馬
策略4  掌握運動和飲食的訣竅，你就能表現得更出色
策略5  噪音、光線、雜物？自己動手打造最有益的工作環境
結  語  擺脫窒息感，學會駕馭工作
謝辭
注釋

前言

哇！這麼有效率

　　不論我們喜愛或討厭我們的工作，多數人每天的工作量已經達到難以負荷的程度。每天展開工作時，我們擔心如何才能完成今天所有的工作、可能會令誰失望，或是得「再次」犧牲哪些重要的工作，才能夠繼續熬過這一日。

　　一邊喝著當日的第一杯咖啡時，我們手上忙著使用各種裝置查看電子郵件信箱，看看是否有人在我們的待辦清單上新增一件事項。看完了一封又一封的電子郵件之後，壓力也不斷上升。每封信都內含了一項無法立刻處理好的要求，所以我們便把這些信標示為「未讀」，留在信箱「稍後」處理。我們把這些信加到前一晚的「未完成工作」堆裡，而前一晚也是工作到很晚才離開辦公室。除此之外，還有更多信必須回覆、更多電話要回撥、更多文件要處理好，這一切，事事都需要我們立即的注意力。

　　事實上，在我們處理真正重要的事務之前，就有太多事務占據我們的注意力，而真正重要的事務太多了。結果，我們經常「工作」一整天，在辦公室、在家中，上班、照顧家人、整理打掃、支付帳單……有時只有到上床睡覺後才停止。要做的事太多了，時間根本就不夠用。

　　如果你覺得這些聽起來很熟悉，別沮喪，不是只有你這樣。在我從事教授、老師、主管教練、作家、訓練師等工作中，我發現，不論是專業人士或非專業人士、不論什麼層級，這些都是太普遍的日常感受。更糟的是，我看到各行各業的人，從企業主管、醫師、學生、創業家，到政府機關工作者，全都傾向使用注定無效的解方，想幫助自己從這種工作量過多的情況中解脫，但只是讓問題更加惡化。

　　比別人更賣力，可能不是最好的辦法

　　我一再目睹聰明、認真、努力的人落入「效率陷阱」中，總是嘗試盡可能投入更多時間在工作上，設法抓住並利用一天之中的任何空檔時間。而且，若是我們有部屬，也會試圖讓他們這麼做，盡可能每天擠出更多小時用在工作上。談時間管理的書籍、專家，甚至整間顧問公司都接下這個挑戰，幫助我們「花更少時間做更多事」。誠如我那個任職於《財富》一千大（Fortune 1000）企業主管的哥哥所言：「我們全都有一大堆屎要處理。這些都是好屎，但是一天終了時，努力把十磅屎塞進五磅容量的袋子裡，我們還是被一大堆沒有處理好的屎給淹沒。」

　　也有時間管理專家建議我們先處理最重要的事，因為稍後未必有足夠時間做這些事。沒錯，把真正重要的事和急迫但較不重要的事區別開來，確實是有助益的做法，但這個建議仍有令人沮喪之處：縱使我們這麼做，待辦清單上還是有一堆不是最重要、但仍然得做的事必須處理。有些是要緊事，因為它們會影響到我們的關係；有些事則是長期拖延不做的話，會害我們被炒魷魚；另外，還有一些事是我們已經同意在截止期限前完成，不能因為其他重要事項就逃避、耽擱，不去完成。

　　雖然這些事不是最重要的，但如果在下班回家前還沒有做好，我們有可能會感到焦慮不安。當然，如果不理會某些問題，它們最後有可能會自動消失，所以放手不理反而比較好。可惜的是，很多事情和工作，我們都無法免除責任，終究必須完成。

　　如果真正的問題只是缺乏效率，那麼我們多數人，包括我那些很有成就的客戶在內，現在應該都已經解決問題了。因為只要選擇適當的方法和工具，協助管理時間、安排待辦事項的先後順序，就可以抒解日常工作的壓力。但重要因素並非只有數量與能力，即使用最有效率的方法工作，我們可能還是會覺得不滿意，結果在一天結束時，許多人感受到的不是成就感，而是窒息感。

　　幸好，我們想要的並非達不到。我認識的成功人士，多數都想要達到兩個境界：其一，他們想擺脫失控感；其二，他們想在工作上有優異表現，成為所屬領域中的真正高手。為了追求並設法達到這兩種境界，一般常見但錯誤的做法，就是不斷地工作，在已經工作滿載的每一天中擠入更多工作。這種方法有什麼不對？可以如何改善？

　　看看富蘭克林是怎麼做的

　　說到勤勉，恐怕沒有人比班傑明．富蘭克林（Benjamin Franklin）更出名了。舉世皆認同，他是效能與生產力的模範。他的能幹令人望塵莫及，他的成就令人不可思議，舉凡作家、發明家、科學家、印刷商、哲學家、政治家、郵政局長、外交官等身分，一個人怎麼能夠在一生中達到這麼多的成就？快速了解一下他以印刷商暨出版商起步的歷史（這是他的初始職業），就能洞見他的工作方式，並在過程中映照出我們做對了什麼、做錯了什麼。

　　1724年，18歲的富蘭克林已經在波士頓一家印刷廠當過學徒，也獨自在費城一家印刷廠工作過，並且發表過幾篇被廣為閱讀的文章。他在那年前往英國，向印刷業中最優秀的人學習——知名的印刷商薩繆爾．帕爾默（Samuel Palmer）。對一個家裡有16個兄弟姊妹、出身貧窮的小孩來說，這種發展堪稱難能可貴了。

　　在帕爾默的工廠裡工作時，富蘭克林的工作倫理和聰明伶俐，很快就給身旁的人留下深刻印象，但同時也引來同事們的不爽與側目。他的同事們從早到晚喝啤酒，富蘭克林只喝水，所以能夠保持良好的體力，不僅表現得比他們出色，也因此能夠存點錢下來。你或許會說，在那個年代，擁有競爭優勢比較容易，但富蘭克林也以善於看出機會、敢於冒險和堅定的意志力聞名。最後，他獲得升遷，並轉往另一家更好的工廠工作。

　　幾年後，富蘭克林回到費城，盡一切所能辛苦打拚。在一家印刷廠工作了幾年之後，他舉債創立自己的印刷事業。自己有一家印刷廠，但需要現金，這讓他看出另一個機會，那就是出版自己的刊物。當時，費城只有一份報紙，而富蘭克林認為這份報紙：「不入流，經營得很糟糕，而且毫無趣味可言。」他知道自己是該地區唯一有能力寫出好東西的印刷業者，所以便嘗試發行報紙，最後撰寫、出版了《窮理查年鑑》（Poor Richard’s Almanack）一書。年鑑中，除了值得注意的日子，還有很多空白可以填寫，富蘭克林便在空白處填入自己的箴言（如今，這些箴言當然已經變得很有名），使它變得更有趣味，當然也就賣得更好——《窮理查年鑑》很暢銷。

　　為了使自己的印刷事業更成功，富蘭克林還去議會當辦事員，這讓他結識了很多可以左右或決定政府印刷品（如選票或鈔票）要交給哪家印刷廠印製的人。最後，他被任命為費城郵政局長，而這項職務對他的報紙發行量很有幫助。雖然這些職務提供的薪酬微薄，也讓他必須在自己的事業之外做其他工作，但有助於他的印刷事業起飛，幫助他成為費城有頭有臉的人。

　　富蘭克林曾經是、現在仍是生產力與成就的楷模：努力做更多、不計較，願意承擔更多責任，成功就會隨之而來。今天，大家還是覺得必須這樣，才能獲得一些成就——必須再做更多一點，多到幾乎不可能負荷的地步。但事實上，富蘭克林並不像一般人以為的那樣，雖然他努力工作照料財務，但絕對不是只聚焦於工作的人。

　　我們很少談論這另外一面的富蘭克林，他並非我們認為的那種「為工作而活」的典型。還好，我不需要耗費大把功夫，就能更深入了解他的真面貌，因為他的自傳中有記載。富蘭克林喜歡思考和創作，花費大量時間在嗜好，以及和朋友的聚會上，而他大可把那些時間投注於賺錢的印刷事業。事實上，使富蘭克林從他的主要職業抽身的那些興趣，最終讓他創造出許多因此而聞名於世的好東西，像是富蘭克林暖爐、避雷針等新穎發明。

　　想了解富蘭克林的成功祕訣，我認為，我們應該好好檢視一下他如何使用自己的空檔時間，以及他到底有多少空檔時間。

　　培養多元嗜好，能幫助你變得更成功

　　年輕時的富蘭克林，主要嗜好之一是每週五和一群喜愛研讀書籍的人聚會，彼此談論思想、交換見解。這個團體在每次聚會時，都會訂定下次聚會要討論的主題，然後大夥各自先研讀和這個主題有關的書籍，為下次聚會的論辯做準備。但在當時的費城，書籍難得，許多書必須自英國訂購。該團體便認知到，如果能把大家擁有的書籍集中存放於一地，就能更方便查閱彼此的參考書籍。這個概念促使富蘭克林與友人合力創設費城第一家公共圖書館，名為「費城圖書館俱樂部」（Library Company of Philadelphia）。如今，這是一所歷史悠久、擁有珍貴典藏的圖書館。

　　25歲的富蘭克林創立這間圖書館，並非意圖為自己的印刷事業賺錢，這也不是他在政府機構的職務工作項目之一，純粹只是因為他喜歡和他人討論思想，尤其是能夠改善自身及周遭人的思想。他喜愛文學與藝術，甚至曾經為太座創作了幾首樂曲。而且，他是出了名的無可救藥的浪漫調情者，在太太過世後，他花了不少時間在這方面。

　　富蘭克林也是美國最早的自助自學迷，他曾經短暫吃素，因為他在一本書中讀到素食主義，而且吃素為他省下了不少錢。他挹注很多時間和心力發展、實踐一套「13項德行」，在這13項德行中，有一項看起來和那些想在一天中盡可能做更多工作的人有關，那就是「秩序」，亦即做事有組織、有條理。富蘭克林聲稱自己從來就不是很擅長這一項，他在自傳中寫道：「實際上，我發現自己在秩序方面的惡習難改。現在，我年紀大了、記憶衰退了，深感秩序的重要性。」

　　富蘭克林以熱愛許多消遣娛樂聞名，從學習、社交、調情到創作，多到目不暇給，也令人感到不可思議。他是如何能在從事這麼多專業工作的情況下，還能享受這麼多的嗜好、閒暇與社交時間呢？他到底是如何辦到的？

　　每天，他都讓自己的心理與生理，處於能夠產生高效能的狀態，在這些高效能時段，他完成了許多事務。他並未把印刷事業相關事務擠入可用的每一個小時裡，在他為自己所做的時間規劃中，包含了2小時的休息時間吃午餐及做其他事，傍晚也有聽音樂、從事其他消遣或談話的時間，而且夜晚有充足的睡眠。或許，就是因為他把消遣、學習、創作、娛樂、保健、家庭及社交都規劃在日常行程上，才能夠在賺錢的事業上如此成功吧！

　　如果他把所有時間投入於印刷事業，不分出時間從事其他興趣，應該會是最有效率的時間運用方式。但假設他這麼做的話，從未保留心思與精力給那許多的發明和慈善行動，他能夠如此聞名於後世嗎？說不定，連他的印刷事業也不會那麼成功。

　　讀至此處，請問問自己：你想成為哪一個富蘭克林？撥出時間給嗜好、社交、從一個興趣跳到另一個興趣的富蘭克林，抑或是超越其他競爭者，成為高生產力、出名且富有的企業家？如今，我們似乎沒有足夠時間可以兼顧這兩者，所以好像只能選擇一種：享受生活，或是事業成功。好消息是，這樣的選擇方式是錯誤的。當我們誤以為愈充足的時間等於效率時，便會感受到必須作出選擇的壓力。

　　人體不是電腦

　　在幫助高階主管和專業人士變得更有效能時，我發現，不論我們在事業階梯上爬到多高，當工作多到難以招架時，我們通常會作出兩種反應。第一種反應是強迫自己持續工作、不中斷休息片刻，企圖讓每一天產生最大效率。第二種反應是工作更多小時，並且要求部屬也這麼做，企圖讓每一週產生最大效率。這兩種解方的基本觀念是，為了應付不斷湧進來的工作量，我們應該停止「浪費」時間，設法變得「更有效率」一點。這種觀念源自我們對大腦運作方式的根本誤解。

　　持續工作、不中斷休息片刻，這種長時數的工作型態，對電腦或機器來說是好解方，因為它們不會感到疲累。它們每時每刻的工作品質都差不多，使用時間愈長，生產力和效率就愈高。但我們並不是電腦或機器，我們是生物。要求大腦持續執行某種工作，而且要展現出一致的效能水準，就如同要求一位跑者不論在什麼境況下都要保持相同速度，不論是短跑或馬拉松、是否禁食一天未眠、有沒有宿醉，或是才剛吃飽睡醒等。

　　人類是生物，生理狀態對我們的思考方式具有影響作用，一些科學家稱此為「體現認知」（embodied cognition），「體現認知」包含身體影響思考的種種方式。大腦是控管身體其他部位機制的重要器官，我們必須了解身體與認知的關連性，才能正確了解認知（任何種類的思考）的運作。

　　這是什麼意思呢？也就是說，你的身體動作，可能會大大影響你的思考。比方說，當你坐著，把雙手墊在頭後、雙腳高抬在桌上，這是很普遍的「高權力姿勢」（power pose）。這種姿勢可能提高你的睪固酮分泌量，並降低你的皮質醇分泌量，而這樣的荷爾蒙組合會使你感覺有權力，表現得像領導人。

　　此外，你的肢體動作也可能會影響你的心情，進而影響你對他人想法或意圖的解讀。例如，研究顯示，如果你在評估某人時，做出具有敵意的姿勢或動作，例如比出中指等，你更可能會認為此人懷有敵意，因為這個動作提示、激起了敵意。

　　或者，以學習為例，你在學習時得仰賴記憶，但你的大腦儲存記憶的方式，並不同於電腦安裝軟體或下載檔案的方式。你的記憶是在大腦內形成的東西，神經元得花時間產生結構變化，以使它們在未來更容易彼此活化，而這能夠解釋為何在考試前一晚死背的成效，遠不如用多天學習、吸收教材的成效，如果你想長期記得內容的話。

　　不少研究結果發現，身為生物的我們，運作方式非常不同於電腦或機器，所以無法做到電腦或機器的效率水準。不過，我們每個人都擁有巨大未開發的潛能，這是電腦和機器不具有的，若是試圖無時無刻展現一致效率，將會阻礙我們發揮這些潛能。

　　這麼想好了，如果目標是要做一萬個伏地挺身，要是中間不暫停休息一下的話，會很難達成目標。如果一次只做某個數量，分多次做，就能夠做到一萬次。從這個角度來看，大腦很像肌肉，在不當的狀態與條件下持續不停工作，能達成的將會很少；若是能夠創造正確、適當的狀態與條件，大概沒有什麼是我們做不到的。

　　我從長年的神經科學與心理學研究，以及我與高效率且快樂的人共事的經驗中獲得的啟示是，想要真正擁有高生產力，最好拋開對效能的迷思，創造適當的狀態與條件，產生每天展現高效率的2小時，完成真正重要的事。

　　關鍵2小時

　　想要做事有效率，關鍵在於配合人體的生理系統，當生理系統處於最適運作狀態時，我們在理解、幹勁、情緒控制、解決問題、創意、決策等方面都能有優異表現；當生理系統並非處於最適運作狀態時，我們在這些方面的表現可能會很糟糕。從運動量、睡眠量，到吃下肚的食物，都能大大影響我們心智功能的短期運作，甚至是幾個小時內的運作。此外，我們在處理某項工作之前所從事的心智活動，也會影響到我們能否把工作做好。

　　心理學與神經科學等領域的研究發現，對何時與如何安排高效能的心智功能運作提供了很多啟示，在這本書我會簡化成5種策略。我發現，這些策略最能幫助忙碌的人們，創造出每天至少2小時的高效率狀態。

　　1.    辨識每個決定點。一旦展開一項事務之後，你做事的方式大致會進入自動駕駛模式，這會讓你很難改變航道。你應該辨識並利用介於各項事務之間的那些時刻，也就是你可以選擇接下來要做什麼事的時刻，並決定優先處理最重要的事務。

　　2.    管理心智能量。需要大量自我控制或專注力的事情，通常都會相當消耗心力。而且，使你高度情緒化的事情，往往可能會影響到你的表現。所以，你應該根據每件事的處理需求及復原時間，安排在什麼時候做什麼事。

　　3.    停止對抗分心。學會引導自己的注意力，因為人類的注意力系統天生會自動分散、游移，不會無止境地持續專注。試圖對抗分心，猶如試圖對抗海洋潮汐。了解大腦如何運作，就能幫助你在分心時，快速、有效地恢復專注力。

　　4.    妥善利用身心關連性。活動身體，並且選擇適當的飲食，以幫助自己在短期間進入能成功執行並完成工作的狀態（你可以在空檔吃東西或活動身體。）

　　5.    打造對自己有益的工作環境。了解哪些環境因素最有助於你的工作效能，並據此調整你的工作環境。一旦你知道什麼會導致你分心，或暗示你的大腦進入創造或冒險的模式，便能據此調整工作環境，讓自己做起事來更有效率。

　　這5項策略根據的是心理學和神經科學的研究成果，也許聽起來很簡單，你甚至會覺得像是常識，但是我們在日常工作時，卻鮮少有意識地採用它們。了解它們背後的科學道理，有助於我們知道什麼是值得採取的行動，以及如何在受限的條件下做到真正有益於自己的事。我們全都能學會有意識地規律運用這些策略，讓自己做事更有成效。

　　至於「2小時」這個時間長度，其實沒什麼可大做文章的。我之所以建議2小時，是因為我發現這個時間長度既可以做到，也足夠處理一天當中最重要的事。確切時數並不重要，對這些策略獲得一些經驗後，你可以建立4小時或僅僅10分鐘的心智運作高峰狀態，視你當天的工作需求而定。

　　不過，有一點要注意的是，我並不是建議你找出每天固定的2小時，例如早上9點到11點，作為每天的高效能時段。如果你和多數忙碌的專業人士一樣，你無法總是能夠掌控何時必須做什麼事。如果你是晨型人、早上活力最佳，但老闆要你在下午3、4點的幕僚會議中進行簡報說明，你最好在那個時間處於高效能的心智運作狀態。後續要介紹的這5個策略，能夠幫助你在平常工作天的任何時間，創造適當的狀態與條件，使你的心智運作產生高效能。

　　我雖然相信在正確、適當的狀態與條件下，你能夠有優異的工作表現，但我不是說你能在高效能的2小時內完成所有工作。我要說的是，當你的心智能夠有效率地運作時，在此時完成當日最重要的事，不僅能夠增強你的信心，還能夠激發你成就更多事的渴望。至於其餘的時間，你可以用來處理那些不太需要策略性或創造性思考的事務，例如處理電子郵件、填寫表單、蒐集申請費用的單據、安排行程、支付帳單、規劃旅行、回覆電話等。當你的思緒變得更清明，就更能有效決定不去理會哪些事務。

　　配合生理狀態安排工作，為自己規劃最有效率的工作方式，每天都能善用時間完成最重要的事，這不僅對長期的成功有益，也能適度幫助我們的生活恢復健全與平衡。
從今天起，就這麼做吧！

　　每個人都能學習變得像自己希望的那麼有效率，我在後續章節會教你如何做到。我會說明這5項策略如何運作、解釋它們背後的科學道理，並分享其他人如何運用它們的真實故事。針對每一項策略，我會提供一些實用的小技巧，使它們變得容易使用，幫助各位真正落實這些策略。我衷心希望，每當你翻閱這本書時，都能夠獲得新的洞察，並對自己的辛苦付出心生憐惜，持續運用這些策略提升人生不同階段的工作效率。

　　在某種程度上，我們全都從經驗知道，當我們正確對待自己時，就能在短時間內展現高效率；反之，錯待自己會導致效率低落，甚至讓我們不禁懷疑自己的能力。我希望，在了解這5項高效率策略背後的科學道理後，你能夠相信自己，並根據你對自己的了解，開始思考如何與在什麼時候，讓自己進入一天當中2小時的絕佳狀態。